Guide pratique · 3 min
Préparer photos, vidéos et replays d’un événement d’entreprise
Définir les usages d’une captation, informer les participants, vérifier les autorisations et organiser une diffusion limitée aux finalités prévues.
Sommaire de ce dossier
L’essentiel pour décider
Un plan de captation relie chaque image à un usage, un public et un cadre de diffusion. Informez, vérifiez les autorisations nécessaires et contrôlez les fichiers avant publication.
Définir le projet de diffusion avant la captation
Séparez souvenir interne, communication externe, replay de formation et archives. Pour chaque usage, notez le public, les canaux, la durée envisagée et le responsable. Une autorisation pour un support n’équivaut pas à une permission générale. Préparez les questions de droit à l’image et de données personnelles avec les personnes compétentes de l’organisation. Les exceptions éventuelles dépendent du contexte ; elles ne doivent pas être supposées pour une communication d’entreprise.
Informer et organiser les choix
Expliquez en amont ce qui sera capté et comment les personnes peuvent signaler leur situation. Demandez les autorisations adaptées lorsque nécessaires, avec le support, l’objectif et la durée. Un panneau à l’entrée ne doit pas être présenté comme une autorisation individuelle de diffusion. Proposez des places hors champ et des consignes utilisables par les photographes sans exposer publiquement les raisons du choix. La participation à l’événement ne doit pas être confondue avec l’accord pour toute publication.
Cadrer les intervenants et les supports
Faites préciser si une intervention peut être enregistrée, montée, sous-titrée ou rediffusée. Vérifiez les droits des images, musiques et extraits contenus dans les présentations. Retirez les informations confidentielles et les données identifiantes non nécessaires avant la captation. Une démonstration utilise de préférence un environnement préparé à cet usage. Donnez au prestataire la liste des séquences et zones exclues, avec une procédure d’interruption si un contenu sensible apparaît.
Valider les fichiers avant publication
Préparez une sélection et un circuit de relecture. Contrôlez personnes identifiables, propos, écrans, badges et documents visibles. Vérifiez que les usages prévus correspondent aux autorisations et au cadre de traitement retenu. Un replay gagne à comporter des chapitres, des sous-titres relus et une transcription des informations utiles. Une coupe ne doit pas transformer le sens d’une intervention ; donnez aux intervenants le périmètre de validation convenu.
Limiter les accès et organiser la conservation
Identifiez les destinataires des rushes et des versions montées, les accès aux plateformes et le calendrier de conservation. Le principe de minimisation de la CNIL invite à limiter les données au besoin défini. Préparez un contact pour les demandes et une procédure permettant de retrouver les publications concernées. Évitez de garder indéfiniment l’ensemble des rushes au cas où ils seraient utiles. Les délais se déterminent selon les finalités et les obligations applicables.
Matrice des usages de captation
Complétez chaque ligne avec un responsable et une date de validation. Conservez la preuve dans le dossier partagé du projet.
| Point à décider | Preuve ou information attendue | Écueil à éviter |
|---|---|---|
| Usage | Support, audience, objectif et durée. | Demander une permission indéfinie pour tout usage. |
| Participants | Information et autorisations nécessaires documentées. | Confondre présence et autorisation de diffusion. |
| Supports | Droits et retrait des contenus sensibles. | Filmer un écran contenant des données réelles. |
| Publication | Validation, accès, contact et conservation. | Publier tous les rushes sans sélection. |
Sources pour approfondir
Ressources consultées le 6 octobre 2026. Les méthodes opérationnelles proposées sont à adapter au projet.
Questions pratiques
Un panneau suffit-il pour publier les portraits ?
Ne le présumez pas. Une personne identifiable peut devoir autoriser la diffusion selon l’usage et le contexte. Préparez ce cadre avec les interlocuteurs compétents et consultez les ressources officielles.
Peut-on réutiliser un replay sur les réseaux sociaux ?
Vérifiez que les autorisations, les droits sur les supports et les finalités prévues couvrent ce nouveau canal. Une diffusion interne ne vaut pas automatiquement accord pour une publication publique.
Quelle durée de conservation retenir ?
Il n’existe pas de durée unique pour tous les projets de captation. Déterminez-la selon les finalités, les usages et les obligations applicables, puis organisez la suppression ou l’archivage justifié.
Checklist opérationnelle
Utilisez cette liste avant la validation finale et consignez le responsable ainsi que la preuve attendue pour chaque point.
- Finalités et canaux décrits.
- Information et autorisations adaptées préparées.
- Zones, personnes et contenus exclus identifiés.
- Supports et droits vérifiés avant captation.
- Publication, accès et conservation attribués.
Poursuivre avec les guides associés
- Protéger les données des participants à un événement : Collecte, accès, prestataires, photos et suppression : intégrer la protection des données au parcours d’inscription et à la production.
- Préparer les intervenants d’un événement professionnel : Cadrer chaque prise de parole, organiser les répétitions et sécuriser les transitions pour que le message soit compris et exploitable.
- Préparer des documents et présentations accessibles pour un événement : Structurer les supports, décrire les visuels, vérifier la lecture des documents et fournir des alternatives utiles avant un séminaire.
Mettre ce guide en situation
Ces scénarios éditoriaux permettent d’appliquer les critères du guide à des contextes et des tailles de groupe différents.
- Services de santé collaboratifs à Montpellier : 60 à 220 personnes
- Gouvernance des données à Genève : 8 à 24 personnes
Poursuivre la préparation
Ressources complémentaires sur ce sujet
Préparer les versions et les fichiers vidéo à livrer
Audiovisuel Pro France · lecture externe
Après la validation du montage, précisez les versions destinées au replay, à la diffusion interne ou aux réseaux sociaux. Cette ressource complète le plan de captation par une méthode de contrôle des fichiers et d’organisation de leur livraison.
Sélection éditoriale de lectures complémentaires. Comment nous choisissons ces liens.