Comparer le coût complet
Inclure les options, taxes, minimums et conditions de variation.
Calculer avant de réserver
Des outils simples pour
poser les bonnes hypothèses.
Estimez une enveloppe, contrôlez une jauge de travail, comparez deux devis et préparez le choix d’une destination. Les résultats s’affichent dans cette page. Les calculs restent dans votre navigateur : aucune saisie n’est transmise au serveur.
Vérifier les lots de voyageurs · Répartir les sous-groupes et calculer leur restitution · Ajuster les repas et le minimum facturé.
Calculer le temps utile du programme · Comparer trois scénarios du catalogue
Mode d’emploi
Des ordres de grandeur, pas des devis.
Commencez avec une hypothèse prudente, notez ce qui est inclus et comparez plusieurs scénarios. Les montants, surfaces et délais doivent ensuite être confirmés par les prestataires, le lieu et les responsables compétents.
Comparez plusieurs hypothèses d’effectif avant de valider l’enveloppe. Les formules et limites accompagnent les résultats pour vous aider à les interpréter.
Pour une équipe de 6 à 15 personnes, comparez particulièrement les coûts fixes et les minimums de commande : le guide du petit groupe propose une grille dédiée. Pour les repas, utilisez l’effectif réellement présent à chaque service, avec le tableau de suivi de la restauration.
TransparentChaque formule et chaque hypothèse sont visibles.
PrivéAucune saisie ne quitte cette page.
ModifiableTestez un effectif bas, cible et haut.
À confirmerLes résultats ne remplacent ni devis ni étude réglementaire.
Des inscrits aux trajets réservés
Chaque lot atteint-il le seuil du produit choisi ?
Répartissez les personnes par trajet partagé : même parcours, date, train et classe. Utilisez cet outil pour un seul sens à la fois. Les trois lignes représentent des lots distincts ; laissez zéro sur une ligne inutilisée. Les exemples sont fictifs et les saisies restent dans cette page.
Exemple : 22 + 18 + 10 = 50 voyageurs répartis. Avec le produit VR, seul le lot de 22 atteint le minimum de 19 personnes. Le guide explique les circuits de demande pour chaque produit.
Le comptage peut dépendre de l’âge, des abonnements ou du nombre de voyageurs payants : appliquez les règles de la source. L’outil vérifie une répartition et des seuils documentés ; il ne calcule aucun tarif, n’émet aucun billet et ne vérifie aucune place disponible.
Lire les dix produits et leurs limites · Coordonner l’assistance et l’accueil.
Outil 01
Estimer le budget complet.
Le calcul additionne les coûts variables, les coûts fixes et une réserve pilotée. Saisissez des montants toutes taxes comprises lorsque c’est le périmètre de comparaison retenu.
Total = transport + hébergement + restauration + activité + lieu + production + réserve
Outil 02
Contrôler une jauge de travail.
Cette estimation retranche la scène, la régie et les zones indisponibles, puis applique une surface de travail indicative. Les règles de sécurité, d’évacuation et d’accessibilité du lieu restent prioritaires.
Lire la méthode complète →Outil 03
Construire un rétroplanning réaliste.
Choisissez la date et la complexité du projet. Les échéances proposées servent de point de départ : adaptez-les aux achats, aux validations internes, à la destination et aux périodes de forte demande.
Approfondir
Passer du calcul à la décision.
Outil 04 · Coût complet
Comparer deux devis quand l’effectif change
Un forfait moins cher peut devenir plus coûteux avec un minimum de participants facturés ou des options indispensables. Reportez les deux devis dans la même base fiscale (tous les montants HT ou tous TTC) et pour le même programme. Le prix variable correspond à l’ensemble du séjour par personne, pas au prix d’une nuit ou d’un repas.
Exemple fictif : le minimum garanti change la décision
À 50 participants, A revient à 4 000 + 120 × 50 + 1 000 = 11 000 €. B revient à 5 500 + 100 × 50 + 500 = 11 000 €. À 40 participants, A reste à 11 000 € car 50 sont facturés ; B descend à 10 000 €. À 60 participants, A passe à 12 200 € et B à 12 000 €. Ces chiffres illustrent le calcul et ne sont pas des tarifs de marché.
Avant de retenir une offre
- Comparez les mêmes chambres, nuits, repas, transferts et heures de régie. Ajoutez les options sans lesquelles le programme ne fonctionne pas.
- Si les minimums diffèrent par poste (chambres, repas, transport), calculez chaque ligne séparément : un minimum global ne suffit pas.
- Les scénarios à ±20 % testent une sensibilité, sans prédire la participation. Ils ne calculent pas les frais d’annulation, les forfaits par tranche ni les révisions contractuelles.
- Une offre dans le budget reste à évaluer sur l’accessibilité, les délais d’option, les conditions d’annulation, la qualité de l’encadrement et le repli.
Lire la méthode de comparaison des devis · Distinguer effectif présent et quantité engagée
Comment lire les résultats des outils ?
| Outil | Résultat utile | Contrôle indispensable |
|---|---|---|
| Budget | Une enveloppe de travail pour comparer plusieurs scénarios cohérents. | Reconstituer devis, taxes, options, transport réel et variations d’effectif avant décision. |
| Jauge | Un ordre de grandeur selon surface et implantation saisies. | Faire confirmer la capacité autorisée et utilisable, les issues et les circulations par le lieu. |
| Rétroplanning | Des jalons de préparation depuis la date choisie. | Ajouter les délais propres aux achats, à la destination, aux contrats et aux validations internes. |
| Temps utile | Le solde entre présence commune, temps indisponibles et séquences prévues. | Compter les trajets une seule fois et préserver le temps de clôture. |
| Sous-groupes | Une répartition équilibrée et la durée des restitutions. | Confirmer facilitation, espaces, rôles et temps de synthèse. |
| Choix de destination | Deux scores calculés avec les poids et les notes du projet. | Valider les contraintes impératives et tester une autre pondération si l’écart est faible. |
| Mobilité | Des repères moyens de transport comparés à distance identique. | Confirmer les distances réelles et lire les hypothèses ; le résultat ne couvre pas tout le séminaire. |
| Comparateur de devis | Deux coûts complets pour un effectif bas, cible et haut. | Aligner la base fiscale, les inclusions, les minimums par prestation et les règles contractuelles. |
Conservez les hypothèses saisies avec chaque résultat. Si une seule hypothèse change, comme le nombre de chambres ou la configuration de salle, recalculez le scénario avant de transmettre un chiffre au décideur.
Visiter un lieu
Contrôler les flux, la technique, l’accessibilité et le contrat.
Préparer le repli
Relier chaque risque à un seuil, un responsable et une action.
Formaliser le besoin
Rassembler objectifs, effectifs, dates, enveloppe et contraintes.
Programme réalisable
Calculer le temps utile.
La fenêtre commence après la dernière arrivée prête à travailler et se termine avant le premier départ. Saisissez uniquement les temps indisponibles à l’intérieur de cette fenêtre, pour ne pas déduire deux fois les trajets.
Temps utile = fenêtre commune − repas − pauses − transitions − marge.
Lire l’exemple et la méthode →Travail en sous-groupes
Répartir les participants et prévoir la restitution.
Le calcul répartit le groupe avec au maximum une personne d’écart entre deux sous-groupes. Il ne choisit ni la taille idéale ni les rôles : confirmez espace, facilitation et modalités de participation. La restitution calculée suppose que chaque groupe intervient à la suite des autres.
Temps de restitution = groupes × minutes par groupe + transitions + synthèse commune.
Préparer une restitution comparable →Capacités publiées · six villes
Huit salles, avec leur configuration et leur source
Les chiffres ci-dessous décrivent des espaces précis. Un auditorium assis et une réception de gala répondent à des usages différents. Cette sélection documentaire ne classe pas les lieux et ne garantit ni disponibilité ni capacité pour votre implantation.
8 références documentées.
| Ville et espace | Capacité publiée | Configuration et point à vérifier |
|---|---|---|
| Rennes — Grand AuditoriumCouvent des Jacobins | 1 000 | Places assises.Source du gestionnaire |
| Nancy — Auditorium 300Centre Prouvé | 300 | Auditorium assis.Source du gestionnaire |
| Nantes — Auditorium 800La Cité des Congrès | 814 | Théâtre — tableau du gestionnaire. Calendrier de travaux à vérifier : fermeture totale du site annoncée de février à décembre 2027 ; réouverture annoncée en janvier 2028.Source du gestionnaire |
| Nantes — Auditorium 450La Cité des Congrès | 456 | Théâtre — tableau du gestionnaire. Même site concerné par la fermeture totale annoncée de février à décembre 2027. La capacité de référence ne garantit aucune ouverture ni disponibilité.Source du gestionnaire |
| Tours — Auditorium François 1erPalais des Congrès | 1 970 | Auditorium — total publié avec emplacements PMR.Source du gestionnaire |
| Avignon — Grand TinelPalais des Papes | 400 | Dîner de gala — dîner assis ou cocktail dînatoire.Source du gestionnaire |
| Pau — Auditorium VignyPalais Beaumont | 540 | Places assises — parterre et balcon.Source du gestionnaire |
| Pau — Auditorium LamartinePalais Beaumont | 196 | Places assises.Source du gestionnaire |
Aucune référence ne correspond à cette combinaison. Changez de ville ou d’usage, ou réinitialisez les filtres.
Les rubriques PMR ne sont pas ajoutées automatiquement à une jauge. Les travaux annoncés à Nantes peuvent rendre un espace inexploitable aux dates choisies. Consulter le calendrier de la Métropole, puis confirmer auprès du lieu.
Préparer la visite technique · Comparer les conditions d’accueil.
Arbitrage explicable
Deux destinations, vos priorités.
Commencez par les contraintes impératives : effectif et configuration, plafond de budget, accès du groupe, date et besoins d’inclusion. Une option incompatible sort de la comparaison. Notez ensuite les options de 0 à 5, où 5 répond le mieux au besoin ; un coût plus faible à périmètre égal peut donc recevoir une meilleure note.
Méthode éditoriale, sans note attribuée à une ville par le portail. Les saisies restent dans cette page et disparaissent au rechargement. Refaites le calcul avec une autre pondération avant de trancher un écart faible. Lire le cas pratique et la méthode de choix.
Données sourcées · déplacements
Comparer les repères carbone de transport.
Pour un même nombre de personnes et une même distance, comparez trois repères publiés par Impact CO₂. Le calcul aide à comprendre les ordres de grandeur ; le programme réel doit intégrer les origines, les correspondances et les transferts.
kg CO₂e du groupe = kilomètres aller × nombre d’allers et retours × participants × facteur du mode.
Ces moyennes concernent le contexte français. Le facteur TGV ne s’applique pas automatiquement à un train étranger. L’autocar utilise l’occupation de référence de la source ; un car affrété peu rempli demande une autre estimation. La voiture reprend l’hypothèse moyenne diesel d’Impact CO₂, sans ajustement de covoiturage.
Étudier un itinéraire et d’autres modes sur Impact CO₂ · Préparer les données de votre événement.
Lire les facteurs, leurs sources et la date de consultation
| Mode | Facteur par personne et km | Hypothèse et source |
|---|---|---|
| TGV en France | 2,93 g CO₂e | Repère moyen de la fiche TGV, 2,93 g CO2e/km. Fiche source. |
| Autocar thermique | 37,60 g CO₂e | Repère moyen par voyageur, 37,6 g CO2e/km ; occupation de référence, sans adaptation à un car affrété. Fiche source. |
| Voiture thermique | 142,00 g CO₂e | Hypothèse par défaut Impact CO2 : voiture moyenne diesel, 142 g CO2e/km ; aucune simulation de covoiturage. Fiche source. |
Les fiches distinguent fabrication et usage selon leur méthode. Les facteurs affichés ici sont un instantané daté, sans mise à jour automatique. Ce calcul couvre seulement les déplacements comparés et ne constitue pas le bilan carbone complet du séminaire. Les distances réelles et le remplissage peuvent modifier la comparaison.
Restauration et présences
Combien de repas préparer, combien seront facturés ?
Testez un service à la fois. Les personnes encore indécises restent une incertitude visible. La marge est votre hypothèse de travail à convenir avec le traiteur ; elle ne représente pas une recommandation de portion ou de sécurité alimentaire.
Lire le calcul et ses limites
Quantité basse = arrondi supérieur des présences confirmées × (1 + marge / 100). Quantité haute = arrondi supérieur de (présences confirmées + réponses attendues) × (1 + marge / 100). Quantité facturée = la plus grande valeur entre quantité préparée et minimum contractuel, pour chaque scénario. Montant = quantité facturée × prix du repas.
Le modèle suppose que les repas préparés sont commandés et facturés au même prix unitaire. Hors personnel, location, livraison et autres forfaits. Saisissez le prix dans la base fiscale retenue pour votre projet. Les forfaits par tranche et pénalités nécessitent un calcul distinct. La différence entre minimum et préparation n’est pas une quantité à produire ni une mesure du gaspillage.
Calcul local, sans envoi ni conservation des saisies. Préparer la commande et mesurer les restes · Prévoir les besoins alimentaires.
Ateliers en parallèle
Préparer la rotation des ateliers.
Le nombre de groupes est égal au nombre d’ateliers. Les animateurs et le matériel restent à leur poste ; les groupes changent de station entre deux tours. La rotation cyclique évite qu’un groupe repasse dans le même atelier.
Durée = nombre d’ateliers × durée d’un tour + changements × temps de déplacement + briefing + synthèse. Les pauses longues sont à ajouter séparément.
Le groupe le plus nombreux détermine le besoin de places à chaque station. Vérifiez la capacité de l’atelier le plus contraint, le parcours accessible et la remise en état du matériel.
Préparer les consignes et les traces →Exemple : 30 personnes en 3 groupes de 10. Trois tours de 20 minutes, deux changements de 5 minutes, 10 minutes de briefing et 15 minutes de synthèse : 95 minutes. Avec 12 places utilisables par atelier, la taille des groupes est compatible avec la capacité saisie.
| Tour | Groupe 1 · 10 pers. | Groupe 2 · 10 pers. | Groupe 3 · 10 pers. |
|---|---|---|---|
| Tour 1 | Atelier 1 | Atelier 2 | Atelier 3 |
| Tour 2 | Atelier 2 | Atelier 3 | Atelier 1 |
| Tour 3 | Atelier 3 | Atelier 1 | Atelier 2 |
Attribuez les noms des ateliers et les animateurs aux numéros. Ce plan suppose des durées identiques et des groupes stables ; il ne gère ni préférences individuelles ni ateliers optionnels.
Préparer la vérification : agréger les déplacements sans compter deux fois le trajet
Préparez distances, effectifs, retours et occupation des véhicules ; gardez les hypothèses visibles.
Parcourez les points ci-dessous avec vos documents. Une case cochée indique seulement que vous avez préparé la vérification.
Mise en situation
Le calculateur donne déjà un total pour le groupe, aller-retour compris. Faut-il encore multiplier par l’effectif et par deux ?
Lire la réponse expliquée
Non, cela compterait à nouveau personnes et retour. L’agrégation dépend du périmètre du résultat initial. Un total de groupe aller-retour comprend déjà ces deux dimensions.
Accessibilité d’un séminaire : vérifier le périmètre d’un label et le parcours réel
Le label Tourisme & Handicap distingue quatre familles de handicap et peut être attribué pour au moins deux d’entre elles. Sa présence ne dispense donc pas de lire son périmètre. Pour un séminaire, vérifiez aussi la chaîne de déplacement, l’accueil et les espaces effectivement utilisés par le groupe.
Périmètre : Repères Atout France et principe de minimisation de la CNIL. Le tableau ne certifie pas l’accessibilité d’un lieu et ne demande aucun diagnostic médical aux participants.
8 repères affichés.
Sur petit écran, le tableau se parcourt aussi horizontalement.
| Famille | Repère | Signification ou valeur | Point de lecture |
|---|---|---|---|
| Label | Handicap auditif | Une des quatre familles du label. | Vérifier si elle est couverte pour la prestation. |
| Label | Handicap mental | Une des quatre familles du label. | Lire les informations d’accueil disponibles. |
| Label | Handicap moteur | Une des quatre familles du label. | Confirmer le parcours et les espaces utilisés. |
| Label | Handicap visuel | Une des quatre familles du label. | Vérifier les informations et aides proposées. |
| Périmètre | Familles couvertes | Le label peut couvrir au moins deux familles sur quatre. | Ne pas lui attribuer automatiquement les quatre. |
| Périmètre | Prestation évaluée | Activité et périmètre concernés par la labellisation. | Un hébergement ne décrit pas nécessairement chaque salle louée. |
| Organisation | Besoin pratique | Information nécessaire à l’organisation de l’événement. | Demander l’adaptation utile plutôt qu’un diagnostic. |
| Données | Minimisation | Collecter seulement les données nécessaires à la finalité. | Limiter destinataires et conservation des réponses. |
Aucun repère ne correspond. Essayez un autre mot ou effacez les filtres.
Vérifier le parcours de bout en bout
Décrivez l’arrivée, l’accueil, les salles, les sanitaires, la restauration et le retour. Demandez au lieu une réponse sur les espaces qui seront réellement réservés, pas uniquement sur une présentation générale de l’établissement. Les contraintes d’un atelier ou d’une activité extérieure doivent être vérifiées séparément.
Organiser un canal de demande discret
Permettez aux participants d’exprimer les adaptations nécessaires auprès d’un interlocuteur identifié. Une liste collective largement diffusée n’est pas adaptée à ces échanges. Transmettez aux prestataires seulement les éléments utiles à la mise en place des aménagements, avec les précautions appropriées.
Quelle vérification pour quelle situation ?
La dernière colonne indique ce que la vérification permet de décider. Sur petit écran, faites défiler le tableau horizontalement.
| Votre situation | Document ou information à examiner | Ce que vous pouvez en tirer |
|---|---|---|
| Mention générale d’accessibilité | Périmètre et espaces utilisés | Vérifier la prestation réelle. |
| Activité extérieure au lieu | Parcours et conditions d’accueil | Examiner la chaîne de déplacement. |
| Label Tourisme & Handicap | Familles couvertes | Ne pas attribuer automatiquement les quatre familles. |
| Besoin individuel à recueillir | Finalité et adaptation pratique | Limiter la collecte et la diffusion. |
Le logo Tourisme & Handicap signifie-t-il que les quatre familles sont couvertes ?
Pas automatiquement. La labellisation peut porter sur au moins deux familles. Vérifiez les familles et la prestation mentionnées, puis les conditions concrètes de votre événement.
Sources et date de consultation
Sources consultées le . Les exemples signalés comme fictifs servent uniquement à expliquer une méthode.
Retrouver ces repères dans le guide et son schéma explicatif.
Comparer un coût complet et un coût par participant
Utilisez le même effectif et la même durée. Les frais fixes ne se répartissent pas de la même façon lorsqu’un groupe change de taille.
- Fixe
Salle, technique, animation ou transport facturé au groupe.
- Variable
Hébergement, repas, pauses et prestations facturées par personne.
- Conditions
Minimum de facturation, ajustement de l’effectif, taxes, extras et annulation.
Exemple fictif : 1 500 € de frais fixes + 80 € pour chacun des 25 participants donnent 3 500 €, soit 140 € par personne, à comparer sur une même base de taxes.